Është një nga elementët e domosdshëm për të qenë i rregullt një dokument zyrtar. Prodhimi i vulës, administrimi, përdorimi dhe nxjerrja jashtë përdorimit e saj, bëhet njëlloj në të gjithë vendin, për subjektet shtetërore dhe joshtetërore. Vula qëndron në sekretari-arkivin e subjektit dhe administrohet vetëm nga sekretari që plotëson regjistrin e korrespondencës model 1. Vula nuk del kurrë nga institucioni. Zyrtarët nënshkrues kurrsesi nuk mund të administrojnë vula apo të ushtrojnë detyrat e sekretarit. Rregullat e përdorimit të vulës nuk caktohen me vendime kryesie, urdhra, apo akte të tjera, por janë unike, bazuar te legjislacioni për arkivat dhe aktet e Këshillit të Ministrave.
Së pari kemi VKM-në nr.390, datë 6.8.1993 “Për rregullat e prodhimit, administrimit, kontrollit dhe ruajtjen e vulave zyrtare”, ndryshuar me VKM-në nr.164 datë 18.3.1995.
Në bazë të nenit 15 të ligjit nr.9154 datë 6.11.2003 “Për arkivat”, Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave ka hartuar dhe Këshilli i Lartë i Arkivave ka miratuar me vendimin nr.1, datë 16.1.2004 “Normat tekniko-profesionale dhe metodologjike të shërbimit arkivor në Republikën e Shqipërisë”. Në bazë të nenit 5/6 “sekretaria dhe arkivi, sekretari-arkivi apo punonjësi i ngarkuar me punën me dokumentet, administrojnë dhe vulat e subjektit shtetëror dhe joshtetëror”. Sipas nenit 8 sekretaria “mirëmban e ruan vulat”.
Në rastet kur vërehen cenime të këtyre rregullave, Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave ka të drejtën e gjobitjes së subjektit, ndërsa në rast se vula ka efekte edhe financiare (p.sh. për financime të partive nga shtetit), Kontrolli i Lartë i Shtetit del edhe me vendime të tjera.
* Kastriot Derishi është ekspert i arkivave dhe ish drejtor i arkivës së MB
